01
Сроки по этапам, а не по проекту целиком
У каждого этапа своя дата. Руководитель видит не «проект горит», а какой именно раздел и у кого.
Программа для архитектурного бюро и проектной организации: проекты, стадии и разделы, сроки согласований, загрузка проектировщиков, договоры и акты, деньги по каждому проекту — в одной системе вместо десятка таблиц и переписок.
«Замечания заказчика по кругам — в почте и мессенджерах»
Все круги замечаний и ответы на них — в карточке проекта, свод по кругу — на печать.
«Кто из проектировщиков свободен — не знаю»
В «Загрузке» по каждому: открытые этапы, часы и что просрочено.
«Акт выставили, а сумма разошлась с договором»
Перед печатью акт сверяется с утверждённой суммой: расхождение видно сразу, исправить — одной кнопкой.
«Сколько бюро заработало на проекте — неизвестно»
В «Финансах» по каждому проекту: сумма договора, получено, остаток, расходы, прибыль.
Слово основателя
Как бюро работает в WorkAB →Я руковожу архитектурным бюро. Раньше проекты жили в папках, сроки — в договорах, а я каждый день спрашивал сотрудников, что сделано и когда будет готово. WorkAB я сделал сначала для себя: теперь утром программа сама говорит, с чего начать, а по каждому проекту видно стадию, сроки и деньги. Сметы, КС-2 и исполнительную мы добавили для строителей, с которыми работаем. Если что-то в программе мешает вам работать — напишите мне, это попадёт в доработку.
— Евгений, основатель WorkAB
Стоимость считается от площади в подписанном утверждении. Если в акте сумма разошлась — система скажет об этом до печати, а не через полгода при сверке, когда документ уже подписан обеими сторонами.
Замечания к варианту — обычная работа. Другое дело, когда вариант отвергнут целиком и решение ищется заново. Такие заходы считаются отдельно: заказчику, который ходит по кругу, можно показать даты, а не спорить по памяти.
Получено от заказчика, выплачено исполнителям, осталось получить — по каждому проекту. Это ответ на вопрос «заработали мы на нём или нет», а не отчёт о выручке за месяц.
Проект в WorkAB — это не строка в таблице, а состав работы. Разделы АР, КР, ОВиК, ВК, ЭОМ, ландшафт и дизайн интерьера включаются под конкретный договор: что не продано, того в проекте и нет.
Направления — частные дома, бани и гаражи, квартиры, многоквартирные дома, коммерческие здания, благоустройство территории и градостроительная документация. Бюро отмечает свои, и в новом проекте остаётся только нужное. Для многоквартирных и коммерческих зданий выбирается стадия (П, Р или обе) и разделы проектной документации по Постановлению № 87, для благоустройства — вид объекта и разделы, для градостроительной документации — вид документа и согласования.
Внутри каждого раздела — этапы со сроком, исполнителем и планом часов, а внутри этапа — чек-лист состава тома. У раздела АР он собирается под этажность объекта: обмерный план, планировочные решения, мебель, проёмы и ведомости повторяются на каждый этаж, включая цокольный. Архитектор отмечает лист — виден прогресс раздела, а не общее «в работе».
У каждого этапа своя дата. Руководитель видит не «проект горит», а какой именно раздел и у кого.
Встречи, выезды и сроки этапов в одном календаре. Напоминание приходит исполнителю в приложение и в Telegram.
Проект встал из-за заказчика — ставится пауза и причина. Через месяц не придётся вспоминать, почему сроки уехали: причина записана.
Что просрочено, где нет движения, с кем из заказчиков давно не общались — коротким списком, без открывания каждого проекта.
Главный вопрос перед подписанием договора — есть ли кем его делать. В WorkAB загрузка считается по назначенным этапам и плану часов: видно, кто занят и до какой даты, у кого есть окно и кто перегружен.
Часы списываются по факту работы, поэтому со временем становится видно и другое: где план стабильно расходится с фактом. Это разговор не про дисциплину, а про то, что раздел просто оценивается неверно.
Звонок, заявка с сайта, рекомендация или партнёр — источник фиксируется сразу, и потом видно, откуда приходят те, кто доходит до договора.
Каждый контакт с заказчиком записан: дата, канал, о чём говорили. Разговор не теряется при смене менеджера.
Дом, интерьер, ландшафт, ОВиК — свои анкеты. Заполненная анкета превращается в состав проекта, а не остаётся в блокноте.
Заказчик по ссылке видит стадии своего проекта и подписанные документы — без звонков «как там у нас дела».
Документы собираются из данных проекта, а не набираются заново. Договор, приложение с составом работ, утверждение уточнённой площади, дополнительное соглашение, акт и расписка — всё берёт заказчика, адрес объекта, кадастровый номер и площадь из карточки проекта.
Акт при этом сверяется с подписанным утверждением: если суммы разошлись, система скажет об этом до печати, а не после разговора с заказчиком. В акте видно, сколько по проекту уже оплачено и сколько осталось, — сдача проходит без переключения между документами.
По каждому проекту видно три вещи: сколько получено от заказчика, сколько потрачено (включая субподряд и рекламу) и сколько осталось получить. Отсюда прибыль по проекту, а не «выручка бюро за месяц».
В аналитике — выручка по периодам, средний чек, конверсия из лида в договор, срывы сроков и показатели по сотрудникам. Всё считается из тех же данных, которыми бюро и так пользуется каждый день: отдельного «ведения отчётности» не появляется.
Бухгалтерию из 1С никуда переносить не нужно. Выписку банка или 1С вы загружаете в WorkAB файлом — платежи сами находят свои договоры и разносятся по проектам. В обратную сторону — выгрузка контрагентов и договоров для 1С, повторы не задваиваются. Акты и УПД по-прежнему уходят в 1С через ЭДО.
Обмен идёт через файлы.
Цена за всю компанию в месяц, не за человека. Тарифы отличаются только числом людей в кабинете — возможности на всех одинаковые. При оплате за длительный период цена месяца ниже. Подробности — на странице тарифов.
Наш клиент — бюро, проектная организация или подрядчик примерно от трёх до двадцати человек, у которых несколько работ идут одновременно.
Да. Проекты разных ГИПов идут параллельно: у каждого раздела свои этапы, исполнители и сроки, а руководитель видит все проекты сразу — в списке, на Ганте и в загрузке. Права настраиваются ролями: например, ГИПу — роль администратора, проектировщикам — архитектора или исполнителя.
У каждого этапа раздела своя дата, исполнитель и план часов, поэтому просрочка видна по конкретному этапу и человеку, а не по проекту целиком. Если проект встал по вине заказчика, ставится пауза с причиной, а при возврате в работу программа предлагает сдвинуть сроки незавершённых этапов. Этап, который заказчик не заказывал, отмечается «Не входит в договор» и в сроках не считается.
Да. Загрузка считается по назначенным этапам и плану часов: видно, кто занят и до какой даты, у кого есть окно и кто перегружен. Часы списываются по факту, поэтому со временем видно и то, где план стабильно расходится с фактом.
Да. У этапа задаётся сумма или процент от договора и когда ждать оплату: авансом к началу этапа, после сдачи или после акта. Программа ставит плановую дату платежа и показывает, сколько по проекту получено и сколько осталось. Договор, акт и счёт собираются из данных проекта.
1С остаётся для бухгалтерии, WorkAB — для проектов, сроков и денег по каждому проекту. Между ними обмен файлами: выписка загружается в WorkAB, контрагенты и договоры выгружаются для 1С.
Мы переносим один ваш проект сами и показываем результат. Остальное переносится по мере работы: новые проекты заводятся в WorkAB, старые доживают там, где начаты. Одномоментного переезда не требуется.
Данные ваши. Выгрузка, документы и контакты отдаются по запросу, без условий и без удержания.
Действующее проектное бюро. Мы сами вели работу в таблицах и в универсальных CRM, которые приходилось подгонять под себя, и сделали инструмент под свою работу. В нём же работаем каждый день — поэтому неудобства чиним быстро, они мешают и нам тоже.