01
Сроки по этапам, а не по проекту целиком
У каждого этапа своя дата. Руководитель видит не «проект горит», а какой именно раздел и у кого.
Проекты, стадии и разделы, сроки согласований, загрузка проектировщиков, договоры и акты, деньги по каждому проекту — в одной системе вместо десятка таблиц и переписок.
Проект в WorkAB — это не строка в таблице, а состав работы. Разделы АР, КР, ОВиК, ВК, ЭОМ, ландшафт и дизайн интерьера включаются под конкретный договор: что не продано, того в проекте и нет.
Внутри каждого раздела — этапы со сроком, исполнителем и планом часов, а внутри этапа — чек-лист состава тома. У раздела АР он собирается под этажность объекта: обмерный план, планировочные решения, мебель, проёмы и ведомости повторяются на каждый этаж, включая цокольный. Архитектор отмечает лист — виден прогресс раздела, а не общее «в работе».
У каждого этапа своя дата. Руководитель видит не «проект горит», а какой именно раздел и у кого.
Встречи, выезды и сроки этапов в одном календаре. Напоминание приходит исполнителю в приложение и в Telegram.
Проект встал из-за заказчика — ставится пауза и причина. Через месяц не придётся вспоминать, почему сроки уехали: причина записана.
Что просрочено, где нет движения, с кем из заказчиков давно не общались — коротким списком, без открывания каждого проекта.
Главный вопрос перед подписанием договора — есть ли кем его делать. В WorkAB загрузка считается по назначенным этапам и плану часов: видно, кто занят и до какой даты, у кого есть окно и кто перегружен.
Часы списываются по факту работы, поэтому со временем становится видно и другое: где план стабильно расходится с фактом. Это разговор не про дисциплину, а про то, что раздел просто оценивается неверно.
Звонок, заявка с сайта, рекомендация или партнёр — источник фиксируется сразу, и потом видно, откуда приходят те, кто доходит до договора.
Каждый контакт с заказчиком записан: дата, канал, о чём говорили. Разговор не теряется при смене менеджера.
Дом, интерьер, ландшафт, ОВиК — свои анкеты. Заполненная анкета превращается в состав проекта, а не остаётся в блокноте.
Заказчик по ссылке видит стадии своего проекта и подписанные документы — без звонков «как там у нас дела».
Документы собираются из данных проекта, а не набираются заново. Договор, приложение с составом работ, утверждение уточнённой площади, дополнительное соглашение, акт и расписка — всё берёт заказчика, адрес объекта, кадастровый номер и площадь из карточки проекта.
Акт при этом сверяется с подписанным утверждением: если суммы разошлись, система скажет об этом до печати, а не после разговора с заказчиком. В акте видно, сколько по проекту уже оплачено и сколько осталось, — сдача проходит без переключения между документами.
По каждому проекту видно три вещи: сколько получено от заказчика, сколько потрачено (включая субподряд и рекламу) и сколько осталось получить. Отсюда прибыль по проекту, а не «выручка бюро за месяц».
В аналитике — выручка по периодам, средний чек, конверсия из лида в договор, срывы сроков и показатели по сотрудникам. Всё считается из тех же данных, которыми бюро и так пользуется каждый день: отдельного «ведения отчётности» не появляется.